Die strengeren Buchführungsregeln ab 2015 durch die GoBD
Das BMF konkretisiert und verschärft die allgemeinen Buchführungsregeln. Ein aktuelles Schreiben
erläutert die Verwaltungsvorgaben bei den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und
Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum
Datenzugriff (GoBD). Die neuen Regelungen stellen betroffene Unternehmen vor
Herausforderungen. Hier erfahren Sie, welche Änderungen Sie jetzt beachten müssen.
Die drei Hauptbereiche der Verschärfungen

Die Verwaltung selbst sieht in der neuen GoBD lediglich eine Aktualisierung im Hinblick auf die
technische Entwicklung, keinesfalls aber eine Änderung der materiellen Rechtslage.
Merkwürdigerweise sind dafür aber 38 Druckseiten erforderlich. Was steckt wirklich hinter diesen
umfangreichen Ausführungen und gibt es bereits jetzt Handlungsbedarf?

Das BMF-Schreiben hat drei Hauptbereiche:
1. Aufbewahrung dieser elektronischen Unterlagen,
2. Führung der elektronischen Buchhaltungsaufzeichnungen,
3. Verantwortlichkeiten für die vorgenannten Bereiche.
Beispiele: Ausgewählte, praxisrelevante Neuerungen

• Verbuchung jedes Geschäftsvorfalls mit Namen des Vertragspartners: Nur ausnahmsweise darf in
  branchenspezifischen Sonderfällen (z.B. im Einzelhandel mit PC-Kasse ohne Kundenverwaltung oder
  bei Taxiunternehmen) auch künftig bei Barentnahmen auf den Namen des Vertragspartners
  verzichtet werden (Rdnr. 37).
• Die mehrfache Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen, etwa für die Steuerbilanz einerseits und die
  Handelsbilanz andererseits, ist nicht zulässig. Man darf also nicht „einmal für die Steuern und einmal
  für die Betriebswirtschaft“ aufzeichnen (Rdnr. 41).
• Dokumentation der Löschung/Änderung von Buchhaltungsaufzeichnungen (Rdnr. 59): Es muss
  sichergestellt sein, dass bei nachträglichen Veränderungen der Daten die Erkenntlichkeit der
  Veränderungen gem. § 146 Abs. 4 AO gewährleistet ist. Wird z.B. die Lesbarmachung von
  abgesandten Handels- und Geschäftsbriefen (auch von Rechnungen) durch Zusammenführung der
  Stammdaten von Kunden bzw. Lieferanten und der jeweils gespeicherten Umsatzsteuersätze
  geschaffen, müssen diese Daten auch für die jeweiligen Jahre getrennt historisiert sein, d.h., mit der
  letzten aktuellen Stammdatenerfassung darf nicht wahlweise auf einzelne Vorjahre zurückgegriffen
  werden.
• Bankkontoauszüge sind zu konkretisieren (Rdnr. 74): Wenn bei der Buchung von Geschäftsvorfällen
  lediglich auf die Nummer des Kontoauszugs Bezug genommen wird, ohne diesen Vorgang näher zu
  konkretisieren (z.B. durch das Datum), verstößt dies gegen den Grundsatz der Nachvollziehbarkeit
  und Zuordenbarkeit von Belegen.
• Keine Buchung ohne Beleg (Rdnr. 77): Der bekannte Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ wird
  erstmals von der Finanzverwaltung bez. des Mindestinhalts sogar tabellenmäßig gefordert: Unbare
  Geschäftsvorfälle sind innerhalb von zehn Tagen zu erfassen (Rdnr. 47). Die Journalfunktion wird sehr
  detailliert festgeschrieben (Rdnr. 90).
• Internes Kontrollsystem (IKS) des Unternehmers (Rdnr. 101): Hier ist im Einzelnen vom
  Steuerpflichtigen anlassbezogen zu prüfen, ob das eingesetzte DV-System tatsächlich dem
  dokumentierten System entspricht. Diese verschärfte Prüfungspflicht des Unternehmers gilt selbst
  dann, wenn er die Aufzeichnungsaufgaben an einen Steuerberater oder an ein Rechenzentrum
  ausgelagert hat (Rdnr. 21).
• Datensicherheit (Rdnr. 103): Der Unternehmer muss nachweisen, welche Maßnahmen er zur
  Gewährleistung der Datensicherheit ergriffen und wie er sie im Einzelnen eingesetzt hat.
• Aufbewahrung der elektronischen Daten (Rdnr. 118): Die nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger
  Buchführung (GoB) erforderlichen Daten können nur dann auch als Wiedergabe auf einem Bildträger
  oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn sichergestellt ist, dass die Wiedergabe
  oder die Daten jederzeit verfügbar sind sowie unverzüglich lesbar gemacht und ausgewertet werden
  können. Auch Handels- und Geschäftsbriefe sind in Papierform aufzubewahren, wenn die
  elektronische Änderung in einem Textverarbeitungsprogramm nachträglich möglich ist.
• Datenzugriff des Finanzamts: In welcher Form die Daten für die Ausübung des sogenannten
  Datenzugriffs bei Prüfungen des Finanzamts usw. zu speichern sind, wird ausführlich geregelt
  (Rdnr. 159 ff.) und steht ausdrücklich gänzlich im freien Ermessen des Finanzamts (Rdnr. 164. Bei
  unmittelbarem Datenzugriff durch das Finanzamt muss der Unternehmer die Unveränderbarkeit des
  Datenbestands und des DV-Systems durch die Finanzbehörde gewährleisten (Rdnr. 174). Das heißt,
  der Unternehmer ist dafür verantwortlich, dass das Finanzamt nicht versehentlich Daten verändern
  kann.
• Zertifikat und Testat eines DV-Systems: Die Finanzbehörde wird künftig nicht mehr bescheinigen, ob
  das vom Unternehmer eingesetzte DV-System den Anforderungen der GoBD entspricht; von der
  (möglichen) Verletzung der GoBD-Grundsätze erfährt der Unternehmer also erst bei einer
  Betriebsprüfung. Der Unternehmer kann sich gegenüber dem Finanzamt nicht auf ein ihm erteiltes
  Zertifikat oder Testat von Dritten (z.B. vom Verkäufer der EDV-Anlage oder dessen Wirtschaftsprüfer)
  bez. der GoBD-Konformität seiner DV-Anlage berufen. Der Unternehmer trägt gegenüber dem
  Finanzamt also die alleinige Verantwortung.