Die strengeren Buchführungsregeln ab 2015 durch die GoBD
Das BMF konkretisiert und verschärft die allgemeinen Buchführungsregeln. Ein aktuelles Schreiben
erläutert die Verwaltungsvorgaben bei den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und
Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum
Datenzugriff (GoBD). Die neuen Regelungen stellen betroffene Unternehmen vor
Herausforderungen. Hier erfahren Sie, welche Änderungen Sie jetzt beachten müssen.
Die drei Hauptbereiche der Verschärfungen
Die Verwaltung selbst sieht in der neuen GoBD lediglich eine Aktualisierung im Hinblick auf die
technische Entwicklung, keinesfalls aber eine Änderung der materiellen Rechtslage.
Merkwürdigerweise sind dafür aber 38 Druckseiten erforderlich. Was steckt wirklich hinter diesen
umfangreichen Ausführungen und gibt es bereits jetzt Handlungsbedarf?
Das BMF-Schreiben hat drei Hauptbereiche:
1. Aufbewahrung dieser elektronischen Unterlagen,
2. Führung der elektronischen Buchhaltungsaufzeichnungen,
3. Verantwortlichkeiten für die vorgenannten Bereiche.
Beispiele: Ausgewählte, praxisrelevante Neuerungen
- Verbuchung jedes Geschäftsvorfalls mit Namen des Vertragspartners: Nur ausnahmsweise darf in
branchenspezifischen Sonderfällen (z.B. im Einzelhandel mit PC-Kasse ohne Kundenverwaltung oder
bei Taxiunternehmen) auch künftig bei Barentnahmen auf den Namen des Vertragspartners
verzichtet werden (Rdnr. 37). - Die mehrfache Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen, etwa für die Steuerbilanz einerseits und die
Handelsbilanz andererseits, ist nicht zulässig. Man darf also nicht „einmal für die Steuern und einmal
für die Betriebswirtschaft“ aufzeichnen (Rdnr. 41). - Dokumentation der Löschung/Änderung von Buchhaltungsaufzeichnungen (Rdnr. 59): Es muss
sichergestellt sein, dass bei nachträglichen Veränderungen der Daten die Erkenntlichkeit der
Veränderungen gem. § 146 Abs. 4 AO gewährleistet ist. Wird z.B. die Lesbarmachung von
abgesandten Handels- und Geschäftsbriefen (auch von Rechnungen) durch Zusammenführung der
Stammdaten von Kunden bzw. Lieferanten und der jeweils gespeicherten Umsatzsteuersätze
geschaffen, müssen diese Daten auch für die jeweiligen Jahre getrennt historisiert sein, d.h., mit der
letzten aktuellen Stammdatenerfassung darf nicht wahlweise auf einzelne Vorjahre zurückgegriffen
werden. - Bankkontoauszüge sind zu konkretisieren (Rdnr. 74): Wenn bei der Buchung von Geschäftsvorfällen
lediglich auf die Nummer des Kontoauszugs Bezug genommen wird, ohne diesen Vorgang näher zu
konkretisieren (z.B. durch das Datum), verstößt dies gegen den Grundsatz der Nachvollziehbarkeit
und Zuordenbarkeit von Belegen. - Keine Buchung ohne Beleg (Rdnr. 77): Der bekannte Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ wird
erstmals von der Finanzverwaltung bez. des Mindestinhalts sogar tabellenmäßig gefordert: Unbare
Geschäftsvorfälle sind innerhalb von zehn Tagen zu erfassen (Rdnr. 47). Die Journalfunktion wird sehr
detailliert festgeschrieben (Rdnr. 90). - Internes Kontrollsystem (IKS) des Unternehmers (Rdnr. 101): Hier ist im Einzelnen vom
Steuerpflichtigen anlassbezogen zu prüfen, ob das eingesetzte DV-System tatsächlich dem
dokumentierten System entspricht. Diese verschärfte Prüfungspflicht des Unternehmers gilt selbst
dann, wenn er die Aufzeichnungsaufgaben an einen Steuerberater oder an ein Rechenzentrum
ausgelagert hat (Rdnr. 21). - Datensicherheit (Rdnr. 103): Der Unternehmer muss nachweisen, welche Maßnahmen er zur
Gewährleistung der Datensicherheit ergriffen und wie er sie im Einzelnen eingesetzt hat. - Aufbewahrung der elektronischen Daten (Rdnr. 118): Die nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger
Buchführung (GoB) erforderlichen Daten können nur dann auch als Wiedergabe auf einem Bildträger
oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn sichergestellt ist, dass die Wiedergabe
oder die Daten jederzeit verfügbar sind sowie unverzüglich lesbar gemacht und ausgewertet werden
können. Auch Handels- und Geschäftsbriefe sind in Papierform aufzubewahren, wenn die
elektronische Änderung in einem Textverarbeitungsprogramm nachträglich möglich ist. - Datenzugriff des Finanzamts: In welcher Form die Daten für die Ausübung des sogenannten
Datenzugriffs bei Prüfungen des Finanzamts usw. zu speichern sind, wird ausführlich geregelt
(Rdnr. 159 ff.) und steht ausdrücklich gänzlich im freien Ermessen des Finanzamts (Rdnr. 164. Bei
unmittelbarem Datenzugriff durch das Finanzamt muss der Unternehmer die Unveränderbarkeit des
Datenbestands und des DV-Systems durch die Finanzbehörde gewährleisten (Rdnr. 174). Das heißt,
der Unternehmer ist dafür verantwortlich, dass das Finanzamt nicht versehentlich Daten verändern
kann. - Zertifikat und Testat eines DV-Systems: Die Finanzbehörde wird künftig nicht mehr bescheinigen, ob
das vom Unternehmer eingesetzte DV-System den Anforderungen der GoBD entspricht; von der
(möglichen) Verletzung der GoBD-Grundsätze erfährt der Unternehmer also erst bei einer
Betriebsprüfung. Der Unternehmer kann sich gegenüber dem Finanzamt nicht auf ein ihm erteiltes
Zertifikat oder Testat von Dritten (z.B. vom Verkäufer der EDV-Anlage oder dessen Wirtschaftsprüfer)
bez. der GoBD-Konformität seiner DV-Anlage berufen. Der Unternehmer trägt gegenüber dem
Finanzamt also die alleinige Verantwortung.